Como montar um escritório de contabilidade passo a passo

Como Montar Um Escritório De Contabilidade Passo A Passo - Eduardo Zandona

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A maioria das pessoas que se forma em contabilidade quer montar um escritório. Por este motivo, é muito importante saber como fazer isso. Para abrir um escritório de contabilidade, é preciso ser técnico ou bacharel em Ciências Contábeis e estar de acordo com a legislação brasileira para conseguir exercer esta profissão.

Além disso, é obrigatório possuir o registro do Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Não é permitido, de forma alguma, exercer a profissão sem esse registro, sendo algo considerado como crime.

Algumas dúvidas podem surgir quando se toma a decisão de montar um escritório de contabilidade, como, por exemplo, qual o valor de investimento? Quais equipamentos são necessários? Preciso abrir CNPJ ou posso ser contador autônomo? Vale a pena abrir um escritório contábil em 2023? A seguir, vamos encontrar a resposta para cada uma dessas dúvidas.

 

Quanto custa montar um escritório de contabilidade?

Contabilidade 2 - Eduardo Zandona

Montar um escritório de contabilidade pode não ser muito barato; por isso, é preciso entender que você vai precisar ter uma boa quantia para investir nesse seu novo empreendimento.

Além disso, é preciso considerar todos os aspectos necessários para montar seu escritório. Os custos serão desde o local que você terá que alugar ou comprar, até as contratações que terá que fazer, bem como os equipamentos e as taxas para deixar seu escritório funcionando adequadamente.

Veja a seguir quais são os tipos de gastos que você vai precisar ter nesta fase inicial da empresa, são eles:

  • Gastos relacionados à folha de pagamento;
  • Gastos com a infraestrutura física;
  • Gastos com taxas, tecnologias e registros.

Como montar um escritório de contabilidade – Gastos relacionados à folha de pagamento

 

Para começar, é preciso analisar como será a sua estrutura. Geralmente ela é dividida em área fiscal, contábil, administrativa e pessoal. Dessa forma, você terá que contratar alguns profissionais específicos, veja abaixo quais são e quanto você terá que investir em cada um:

  • Atendente – R$1400,00;
  • Analista de Recursos Humanos – R$2600,00;
  • Auxiliar de serviços gerais – R$1200,00;
  • Contador – R$4000,00;
  • Analista fiscal – R$2600,00

Sendo assim, você terá um gasto total em torno de R$12600,00 apenas com folha de pagamento. Esse cálculo, no entanto, não inclui os recolhimentos relativos às questões trabalhistas e previdenciárias, podendo aumentar esse valor para aproximadamente R$25000,00.

Como montar um escritório de contabilidade – Gastos com a infraestrutura física

Outra preocupação inicial que você vai ter que pensar, é onde será o seu espaço físico do escritório de contabilidade. Você terá custos com armários, arquivos, cadeiras, mesas, computador, além de gastos com a internet e tudo o que precisa para que um escritório funcione com eficiência.

O tamanho do gasto também vai depender do tamanho da sua estrutura, quanto maior for a sua empresa, mais custos e espaço físico você vai precisar, mas se o atendimento for apenas online, a estrutura poderá ser menor.

Tome cuidado, no entanto, com o desperdício que você pode ter se calcular errado o tamanho da sua empresa e do seu investimento, ou seja, se investir em uma infraestrutura muito grande e sua demanda não estiver de acordo, ou se ela for menor, isso pode te trazer muito prejuízo.

 

Como montar um escritório de contabilidade – Gastos com taxas, tecnologias e registros

Contabilidade 3 - Eduardo Zandona

É muito importante saber que você vai precisar separar um orçamento para pagar taxas, registros e tecnologias. Sendo assim, veja abaixo quais são eles:

 

  • Registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) – é preciso ter esse registro para atuar na área de contabilidade. Após fazê-lo, você deve voltar ao CRC para apresentar o resto da documentação. Um exemplo disso, é se você tiver uma sociedade. Dois sócios no CRC-SP, por exemplo, custa em média R$300,00, mas se forem três sócios, o valor aumenta para R$400,00;
  • Registro Municipal – você deve fazer o registro junto à prefeitura de onde está localizado o seu empreendimento. Tome cuidado, pois, se fizer errado, poderá ter cobranças incorretas no futuro. Inscreva-se, portanto, como Sociedade Uniprofissional(SUP), pois esse modelo recolhe o ISS conforme a quantidade de profissionais habilitados e não em relação ao faturamento;
  • Cadastro no Sindicato das Empresas de Serviço Contábil – varia de acordo com o local onde você está, sendo assim a taxa varia também;
  • Certificado digital – pelo motivo de todo o processo de escrituração contábil ser feito por assinatura digital, é extremamente importante ter este certificado;
  • Tenha um software contábil – possuir um sistema de gestão contábil vai ajudá-lo a organizar o gerenciamento da empresa e evitar desperdícios de custos e tempo.

 

Dessa forma, é sempre importante separar uma quantia para gastos como os citados acima, e sua empresa conseguirá ter um excelente funcionamento.

 

Equipamentos necessários para montar um escritório de contabilidade

Depois de já saber quais profissionais contratar, o espaço físico que vai utilizar e as taxas que precisa pagar, é hora de pensar nos equipamentos que você vai precisar para montar seu escritório de contabilidade.

Vamos mostrar abaixo quais são esses tipos de equipamentos e materiais que não podem faltar no seu escritório, são eles:

  • Calculadora financeira – em um escritório de contabilidade, não pode faltar esse item: ele é de extrema importância para que você não perca tempo;
  • Papel sulfite A4 – todos os tipos de documentos que precisam ser impressos vão precisar desse papel, mesmo que a maioria seja digital, muitas vezes é preciso apresentar uma via impressa. Também pode ser usado para rascunhos e anotações.
  • Tinta para impressora – parece óbvio, mas na correria do dia a dia, é um item que pode ser esquecido e fará muita falta, fazendo com que você perca tempo para ir comprar uma na hora da urgência;
  • Pasta suspensa – esse item é muito importante para organizar os arquivos, economizando espaço físico;
  • Etiqueta e envelope – são itens que ajudarão a manter seus documentos reservados e em sigilo;
  • Computadores, sejam de mesa ou portáteis – é essencial ter um computador para realizar suas atividades contábeis. Hoje em dia, na era digital, não existe a possibilidade de não ter, pelo menos, um computador na sua empresa.

Além desses itens, também será preciso ter canetas, impressoras, mesa, cadeira, móveis, estantes, teclado, mouse, HD externo, cadernos e bloquinhos de anotações, entre outros itens.

 

Preciso abrir CNPJ ou posso ser contador autônomo?

montar um escritório de contabilidade

Você pode tanto abrir um CNPJ como ser contador autônomo. Existe a possibilidade de ser contador autônomo sem abrir uma empresa, pois você pode trabalhar com o Recibo de Pagamento para Autônomo (RPA). Os descontos de imposto de renda e as contribuições de INSS e ISS serão sobre os valores recebidos e de acordo com cada município.

Outra opção para contador autônomo, é ser um microempreendedor individual (MEI). Você paga para mantê-lo, o valor mensal a 5% do salário mínimo somados a R$5,00.

 

O que é melhor: Abrir um CNPJ ou ser um contador autônomo?

 

Tudo vai depender do tamanho da sua empresa e do planejamento que você traçou para atingir o seu objetivo.

Como contador autônomo, é você por sua conta. Você pode ser um prestador de serviços, contudo, precisa saber que os contratos que fizer possuem prazos para terminar, diferentemente de uma CLT, onde você ganha um valor fechado mensal mais os benefícios.

Se a dúvida, no entanto, é apenas saber se abre uma empresa ou não, tendo já tomado a sua decisão de que não quer ser subordinado a alguém e sim ter seu próprio negócio, as considerações devem ser outras. Isso quer dizer que o regime CLT é descartado nesse caso.

A diferença basicamente entre abrir um CNPJ e ser autônomo, é o tamanho da sua empresa. Se o seu faturamento anual for acima dos R$81 mil não compensa ser MEI. Prestar serviços também já não é uma opção. Então, a melhor alternativa é abrir seu próprio escritório com um CNPJ.

Nesse caso, suas responsabilidades e os custos serão bem maiores também. Além de buscar mais clientes, você ainda terá despesas, como pagar contas de aluguel, luz, água, telefone, entre outras.

A vantagem é que seu faturamento pode aumentar consideravelmente, pois se sua empresa já não cabe no MEI, é porque ela já está maior, portanto, dando mais lucros também.

O que você precisa ter em mente, é que vai precisar de um bom quadro de funcionários, porque sozinho, será muito difícil manter uma empresa com esse porte. Precisará também ter uma boa infraestrutura para que tudo funcione bem e sem desperdícios.

 

Conheça as vantagens de ser um contador autônomo

Para ajudar você a decidir melhor sobre qual caminho escolher, mostraremos as vantagens de ser um contador autônomo. Veja a seguir:

  • Você pode escolher o seu horário de trabalho – além disso, consegue ter mais liberdade para criar a sua rotina de trabalho, escolhendo dias e horários;
  • Pode trabalhar onde quiser – você pode escolher onde quer trabalhar, como, por exemplo, em casa ou no escritório, ou até em outros locais como cafés e lan houses;
  • É mais fácil fazer uma conexão com clientes através de contatos particulares – torna-se, portanto, mais acessível à comunicação com clientes que precisam ter contratos privados;
  • Não precisa ter CNPJ ou emitir nota fiscal – a lei brasileira não exige que os contadores autônomos produzam notas fiscais, podendo receber por outros meios;
  • É possível que se tenha mais de um cliente simultaneamente – se você tivesse um trabalho CLT isso não seria possível, pois é difícil conciliar com outras atividades;
  • Você não possui chefe – você é responsável pelo seu trabalho sem precisar obedecer ordens de ninguém. Se você é uma pessoa organizada é uma excelente vantagem;
  • Pode atuar em consultorias para outras empresas – você pode dar consultorias privadas tanto para pessoa jurídica como física.

Dessa forma, existem inúmeras vantagens para você que quer seguir a área da contabilidade de forma autônoma.

 

Saiba quais são as desvantagens de ser um contador autônomo

montar um escritório de contabilidade

Acima, vimos as várias vantagens de ser um contador autônomo, no entanto, existem algumas desvantagens como, por exemplo:

 

  • Você precisa ter muita disciplina – se você não é uma pessoa organizada, pode ser complicado ter tanta flexibilidade de horário;
  • Pode ser difícil ter um trabalho especializado – você pode ter que fazer de tudo um pouco, se tornando um contador generalista, pois não poderá se especializar em uma área apenas;
  • Não possui direitos trabalhistas – não terá direito a FGTS, 13º salário, férias, entre outros benefícios;
  • A renda não é garantida – não pode ter um salário fixo, a renda irá variar conforme o fechamento dos serviços. Pode ser um problema muito sério se você não se organizar financeiramente;
  • Você precisa ser um bom negociador – se você não for bom para fechar um negócio, você pode perdê-lo ou deixar de ganhar mais, pois não negociou como deveria.

Sendo assim, ser autônomo é ótimo, desde que você tenha uma disciplina e características específicas para ser um bom negociador. Caso contrário, não se adaptará com esse novo tipo de serviço.

 

Vale a pena abrir um escritório contábil em 2023?

Apesar de a economia ainda não estar estabilizada, vale a pena abrir um escritório contábil em 2023, mas primeiro, é preciso que você tenha características específicas para trabalhar por conta própria. Isso significa que não adianta você investir nesse tipo de trabalho se não é uma pessoa organizada, por exemplo.

Outra coisa que deve ser considerada, é que as leis contábeis estão sempre mudando, sendo assim, você precisa ser uma pessoa que se atualiza constantemente.

O sucesso do seu empreendimento dependerá de como você conseguirá administrar seu escritório. Além disso, é preciso ter um capital inicial para investir em equipamentos e locação do imóvel, caso seu escritório seja presencial.

Precisará também de funcionários capacitados para realizar as atividades necessárias para que o negócio seja bem-sucedido.

Tendo organização, sabendo negociar, possuindo capital para investir, contando com profissionais competentes especializados e procurando sempre se atualizar, você terá um negócio promissor.

A contabilidade é fundamental para a vida das pessoas, todo mundo precisa ter sua vida organizada financeiramente. Sendo assim, quando tem crise, há a necessidade de uma boa contabilidade.

Um contador, portanto, é essencial para que as pessoas consigam ter uma vida financeira em dia e saudável. Sendo assim, se você souber negociar e fizer um bom trabalho, com certeza, seu escritório terá muito sucesso em 2023.

 

 

A importância de um planejamento para abrir um escritório contábil

 

Como vimos, vale muito a pena investir em abrir um escritório contábil em 2023, mas para que isso dê certo e sua empresa prospere muito, você precisa de um bom planejamento.

Além de possuir uma boa organização, saber negociar, ter capital para investir, planejar como montar seu escritório, é essencial para que seu objetivo seja alcançado com êxito.

Para te ajudar nisso, daremos a seguir algumas dicas de como montar seu escritório de contabilidade.

 

Dicas de como montar seu escritório de contabilidade

 

Montar um escritório de contabilidade pode não ser uma tarefa muito fácil, por este motivo, vamos ajudá-lo mostrando algumas dicas de como você pode fazer isso, sendo elas:

  • Tenha um planejamento;
  • Faça uma pesquisa de mercado;
  • Se inscreva nos órgãos que for preciso;
  • Monte sua equipe de trabalho;
  • Tenha uma estrutura para o escritório;
  • Você precisa ter uma boa estratégia de marketing.

 

Tenha um planejamento:

 

Para abrir uma empresa, é essencial ter um planejamento. O plano de negócios é, portanto, uma ferramenta que pode ajudar muito nesse processo, pois oferece uma visão geral do escritório.

Ele deve responder questões do tipo qual é o público-alvo? Em que local será? Qual é a especialidade da empresa? A empresa possui um investimento inicial? O formato dos serviços será online ou digital?

Dessa forma, a empresa terá uma boa estrutura e estará pronta para encarar  os desafios possam aparecer, pensando nas melhores alternativas para resolver qualquer tipo de problema que possa surgir.

Isto também faz com que a abertura da empresa seja mais rápida, posicionando estrategicamente o seu novo escritório no mercado.

 

Faça uma pesquisa de mercado

 

Para saber quais são os desafios e dificuldades e identificar oportunidades, é essencial conhecer o mercado que seu novo escritório atenderá

Dessa forma, você estará preparado para as situações e conseguirá  estruturar melhor as suas ações, atendimento, portanto,às necessidades dos clientes.

Fazer essa pesquisa de mercado é importante para sua empresa se estabelecer na área contábil, favorecendo, assim, o posicionamento do escritório, abrangendo as áreas que o mercado mais necessita.

 

Inscreva-se nos órgãos necessários

 

Estar em conformidade com a legislação da área é tão essencial quanto o planejamento só seu negócio. Por esse motivo, é extremamente importante fazer o registro no Conselho Regional de Contabilidade do seu estado.

O contador não pode exercer sua função de forma leal caso não tenha esse aval, sua atuação ficará limitada, pois a maioria das empresas considera muito esse aspecto quando vai escolher um escritório de contabilidade.

Além do CRC, você necessita também registrar a empresa em outros órgãos, como, por exemplo, a Receita Federal, a Junta Comercial, a Entidade Sindical Patronal, a Secretaria Estadual da Fazenda, INSS, e alguns outros. Sendo assim, você precisa ter atenção para conseguir a licença de funcionamento e o alvará para o espaço físico.

 

 Monte a sua equipe de trabalho

 

Mesmo você podendo trabalhar sozinho, sua empresa pode não ter o alcance desejado. Investir em uma equipe especializada e qualificada é primordial para que você consiga atender mais clientes em diversas áreas com muita qualidade.

Deve-se avaliar muito bem os colaboradores quando for contratá-los, considerando a capacidade para executar as atividades.

Você precisa definir as descrições dos cargos e os critérios muito bem para conseguir examinar com eficiência os candidatos

Possua, portanto, uma estrutura salarial e cargos, definindo as áreas em que os colaboradores irão atuar.  Busque, então, candidatos que se enquadrem nos pré-requisitos.

Se o seu empreendimento for on-line, por exemplo, você precisará contratar pessoas acostumadascom esse universo e tenham muita qualificação.

Sua equipe deve ser formada por um auxiliar de serviços gerais, uma secretária, um encarregado de escrita fiscal, um contador e um encarregado de Recursos Humanos.

Ao avaliar seu plano de negócios, será mais fácil entender o que você terá que buscar para montar uma equipe que seja a ideal

 

Tenha uma estrutura para o escritório

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Após definir a equipe, é a hora de ter uma estrutura para o espaço físico do seu escritório. A localização, contudo, é muito importante: ela pode influenciar quando você for atrair os clientes, dessa forma é essencial buscar um imóvel que atenda às necessidades da empresa.

O espaço precisa ter, portanto, recepção, sala de arquivo, sala de espera, banheiros, copa, local para a contabilidade, sala para o contador e um local para os Recursos Humanos.

 

Você precisa ter uma estratégia boa de marketing

Essa é a hora de atrair clientes, sendo assim, possuir uma estratégia de marketing, seja digital ou tradicional, é muito importante, porque ações diferentes vão trazer diferentes resultados para o seu escritório

O marketing contábil é essencial para alcançar outros negócios que talvez não conheceriam o escritório caso a divulgação não fosse bem realizada. Ele ajuda a expandir sua empresa, pois fará com que ela fique conhecida, atraindo novos clientes.
Quando, por exemplo, for época de declarar o imposto de renda, traçar uma estratégia para divulgar a sua empresa pode atrair muitos clientes que estão buscando por esse tipo de serviço.

 

Conclusão

 

Montar um escritório de contabilidade requer muita preparação e planejamento. Os detalhes são muito importantes para que você consiga atingir seu objetivo de forma eficiente.

Seguir os passos para montar seu escritório, saber de tudo o que ele vai precisar, ir atrás de cada etapa é primordial para que sua empresa tenha sucesso.

Por esse motivo, siga os passos e as dicas que foram apresentadas e em 2023 realize seu sonho de ter seu próprio negócio.

Ter uma boa organização, conhecer tudo o que é necessário para montar seu escritório tanto na parte física como estrutural e funcional é muito importante para não ter nenhum tipo de problemas futuros.

Sendo assim, monte o seu negócio e não se esqueça de tudo o que deve ser feito para que sua empresa cresça e prospere cada vez mais. Lembre-se de que se atualizar é primordial nessa área.

Clique para saber mais sobre esse e outros assuntos interessantes sobre contabilidade.

 

 

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